Zřejmě každý podnikatelský subjekt, a oblast FMCG zvláště, si pokládá v dnešní době klíčové otázky týkající se vlastní efektivity a snižování nákladů. Znovu se otevírají a prověřují i ty firemní procesy, které zdánlivě dobře fungují, včetně způsobu výměny obchodních dokladů s partnery. Ty se v řadě společností, zvláště těch menších, zasílají doposud klasickou papírovou formou. Pokud se to týká vás, čtěte pozorně dále, elektronizace může představovat snadný a rychlý krok k zajímavým úsporám i lepším dodavatelsko-odběratelským vztahům. 

Naše stávající procesy fungují, ale…

Jenom málokdo má touhu měnit ve firmě zaběhnuté zvyklosti. Zvláště pak, když navenek fungují a zaměstnanci je dobře ovládají. Avšak mohou se objevit okolnosti, jako například technologický pokrok nebo požadavek obchodního partnera, který nás může přimět o změně minimálně uvažovat. 

A právě takový požadavek v dnešní době potkává téměř každého dodavatele do obchodních řetězců. Ty využívají elektronické dokumenty řadu let a stále jejich škálu a záběr rozšiřují. To samé pak vyžadují i od svých obchodních partnerů. 

Další oblastí, do které elektronizace také proniká, je zalistování zboží, které v plně elektronické podobě jako první spouští řetězec Globus, který informoval své dodavatele o přechodu na elektronický způsob zalistování k 1. 7. 2012 a připravil pro ně několik možných způsobů, jak elektronicky zalistovat. Dá se očekávat, že okruh požadavků na ostatní doklady elektronického zalistování bude velmi rychle narůstat i u dalších velkých prodejců. 

Dlužno dodat, že pokud by nebyl splněn i první krok, tedy prověřené informační technologie a dostupnost, řetězce by nikdy k této strategii nepřistoupily. Připojit k elektronické komunikaci se dnes může snadno každý a výsledek je při správné implementaci pro všechny zúčastněné jednoznačně pozitivní. Proč, to si ukážeme na jednoduchém příkladu elektronické faktury.

Cesta k elektronické fakturaci

Běžný „papírový“ fakturační proces na straně výstavce spočívá zhruba v pěti úkonech, které můžeme nazvat pořízení faktury, tisk faktury, obálkování, odeslání poštou a archivace. Tento mechanismus na první pohled relativně dobře funguje, nicméně, pokud si rozebereme jednotlivé kroky, zjistíme, že se zde skrývá řada kritických míst a značný prostor ke zlepšení. Tím prvním, a zřejmě nejdůležitějším, je cena. Při zasílání faktury doporučeně představují průměrné náklady na papír, obálku, tisk, čas pracovníka a poštovné částku v rozmezí 20 až 30,- Kč. To může při vyšším množstvím vystavovaných faktur znamenat značnou sumu. Další úskalí pak může představovat čas potřebný na doručení a prodlení při platbě, což opět negativně ovlivňuje cash-flow. Následují problémy spojené s chybovostí při vystavení, odesíláním a samozřejmě i ztrátou dokladu. Zde trpí vztahy mezi partnery. Samostatnou kapitolou jsou i obtíže spojené s bezpečnou archivací, ať již technické či metodické, tedy možné neplnění legislativních požadavků. 

Oproti tomu elektronický fakturační proces je v dnešní době schopen všech pět zmiňovaných kroků zjednodušit do jednoho jediného. A tím je samotné vystavení faktury systémem. Vše ostatní dnes může probíhat zcela automaticky a bezchybně, aniž by se o cokoli musel výstavce starat, a to včetně zabezpečené důvěryhodné archivace. V tom nejjednodušším případě získává odběratel fakturu ve formě elektronicky podepsaného PDF emailem. Běžně však data míří rovnou do jeho podnikového či účetního systému ve strukturované podobě, kde jsou opět strojově zpracována se všemi spjatými výhodami. 

Starosti spojené s tiskem, odesíláním, chybovostí či časem zaměstnance tak zcela odpadají. Navíc je možné získat další benefity, jako třeba zabezpečené vystavení faktur na webu a další. Ovšem tím nejzajímavějším je cena za transakci, tedy operaci, při které dojde k odebrání dat z vašeho systému a jejich garantované doručení do systému protistrany, která se běžně pohybuje v řádech korun, a to včetně důvěryhodného archivace. Výhody jsou tak zcela zřejmé. 

e-Fakturace pouhým zlomkem plnohodnotného EDI 

To, co jsme si ukázali na příkladu elektronické faktury, se přitom může dotýkat veškerých obchodních dokladů. K jejich výměně se většinou používá standard EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), coby nejpoužívanější způsob realizace obchodních transakcí na světě. Jeho udržování má na starost Organizace spojených národů OSN. Umožňuje automatické zpracování zpráv různými systémy a zároveň usnadňuje převod zpráv do různých typů formátů (XML, TXT, CSV, PDK, Inhouse formáty apod.). Jeho oborová podmnožina EANCOM, která se používá pro oblast obchodu, zejména se spotřebním zbožím, nabízí pokrytí více než 40 různých typů dokladů, přičemž v praxi se v České republice využívá více než 15 z nich. Lze tak efektivně a zcela automatizovaně řešit veškerou obchodní dokumentaci, nikoliv pouze fakturaci. 

Velké obchodní a výrobní společnosti přitom nejčastěji využívají elektronických objednávek (ORDERS), faktur (INVOIC), ale také dodacích listů (DESADV), příjemek (RECADV) či vratek (RETANN). Mezi nejčileji elektronicky komunikující řetězce pak patří AHOLD, Globus či Makro, které zpracovávají až tucet různých zpráv, a jejich počet stále narůstá. Výhody zavádění například takové obchodní námitky COMDIS popisuje Kamila Pospíšilová z AHOLDu: „Zavedení COMDISu povede k úsporám při likvidaci faktur. COMDIS bude mít ale zároveň výhody pro dodavatele, protože ti rychleji zjistí, že jsme zpracovali jejich doklad. Tato informace má velký dopad na cash-flow a na plánování dalších úhrad. Dále, pokud na faktuře evidujeme rozdílné hodnoty, tak nám zároveň umožní provést i částečnou úhradu a touto zprávou informovat dodavatele. Nemělo by tedy již docházet k tomu, že nebude uhrazena celá faktura kvůli tomu, že obsahuje chybu jen v jedné drobné položce“.

Komunikaci řeší konsolidační centra

Jak již bylo zmíněno, připojit se k elektronické komunikaci může velmi snadno opravdu každý, a to prostřednictvím rozšířeného obchodního modelu software jako služba, kdy není třeba kupovat žádný hardware ani software nebo řešit dohled, údržbu či jiné technické náležitosti. To zásadní měrou napomáhá rozšiřování EDI či pouhé elektronické fakturace. To ostatně potvrzuje i David Reichel ze společnosti CCV Informační systémy, která je prostřednictvím centra EDI Orion předním tuzemským EDI poskytovatelem: „Služeb našeho konsolidačního centra využívá v současné době více než tisíc obchodních subjektů všech velikostí, které si měsíčně vymění více než dva miliony dokladů. Uživatelé přitom oceňují i další výhody, jako jsou překlady jednotlivých formátů od různých zúčastněných stran, datové kontroly a kompletace, důvěryhodná archivace či garance legislativního souladu.“

Václav Kotyk

autor je šéfredaktorem informačního portálu EdiZone.cz, který se na oblast elektronické výměny dat v obchodním styku specializuje